– Те, кто близко незнаком с бухучётом, полагают, что автоматизацию нужно начинать с магазинов, с введения там количественно-суммового учёта. Но чтобы его ввести, грамотно обработать информацию, в первую очередь нужно подготовить бухгалтеров.

Разберём на примере.

Раньше по 41-му бухгалтерскому счёту «Товары в розничной торговле» суммовой учёт вёлся по каждому магазину. Все привыкли считать, что бухгалтерия ведёт лишь количественно-суммовой учёт по материалам. Но когда у нас в райпо автоматизировали бухгалтерию, мы стали всю информацию и документооборот получать по программам, вплоть до годового баланса. И волей-неволей началось улучшение по 41-му счёту: сведения по каждому магазину и каждому продавцу к нам приходят в суммовом выражении, затем следует расшифровка. Когда программы суммового бухгалтерского учёта начали соединять с количественным учётом в магазинах, каждый наш магазин автоматизировался, предоставляя данные бухгалтерии, регулирующей все товарные группы. Только после этого продажа товара может быть оформлена правильно.

Все наши магазины мы распределили между бухгалтерами (их у нас трое). Они отвечают за обработку отчётов, следят за товарным остатком, за наценками, то есть осуществляют полный контроль за своими «подопечными».

Поначалу мы контролировали только цены, перекрывая пересортицу, выявляя излишки и недостачу внутри группы или вне её, чтобы не проводить оприходование. Но сегодня, когда не за горами 1 января 2021 года и начнёт действовать «упрощёнка» «доходы минус расходы», нужно, чтобы товар был оприходован, оплачен и продан покупателю. И вот тут никак нельзя обойтись без автоматизации продажи розничных товаров. Только после проведения количественно-суммового учёта в каждом магазине и проработки каждой группы товаров можно сделать грамотный анализ и правильные выводы: что оприходовано, оплачено, продано. Если товар покупателю продан, только тогда можно включить его по штрихкоду в расходную часть. А если не продан – не берётся… Без автоматизации такой учёт не обеспечишь. В настоящее время вся бухгалтерия Тетюшского райпо работает над тем, чтобы продавцы продавали товар по штрихкоду, чтобы пересортицы внутри групп не было. А если даже и случилось что не так, нужно принять меры, чтобы исправить ситуацию до первого числа месяца. Такое возможно, это ведь перекрываемые товары.

Кстати, излишки могут возникать не только в результате пересортицы, но и по другим причинам. Например, какой-то «левый» товар поступил в магазин или бонус оставили. Все мы сейчас нацелены на то, чтобы в магазинах не было пересортицы. Вроде бы получается. Вот на днях на пятиминутке у руководства райпо анализировали как раз этот момент. Выяснили, что за прошедшую неделю почти не было пересортицы в наших магазинах: там стали внимательнее и более ответственно относиться к приходу товара, к его продаже только по штрихкоду. У нас автоматизированы все 19 магазинов, товар продаётся и оприходуется по штрихкоду. Так что 1 января Тетюшское райпо без проблем готово перейти на «упрощёнку» «доходы минус расходы» в розничной торговле. Ну а что не успеем сделать до 1 января, доделаем в новом году.

Не скрою, автоматизация процессов торговли и бухучёта требует больших финансовых вложений, но они быстро окупаются. В этом году за 9 месяцев, например, Тетюшское райпо только торговлей заработало чистой прибыли 2 миллиона 913 тысяч рублей.